Деловой этикет при использовании электронных средств сообщения.

Электронная почта, конференцсвязь, телефон и факс зачастую могут стать своего рода ловушкой с позиции делового этикета. И если общаясь в реальной жизни вы еще как-то по привычке можете следовать этикету или в спорных ситуациях взять своим обаянием, то при использовании средств связи, у большинства людей начисто отсутствует культура общения. Запомните, имея возможность в любое время дня и ночи связаться с нужным вам человеком, отнюдь не означает, что вы должны это делать в любой момент, когда вам вздумается.

Электронная почта.

В данное время ее возможности очень часто используются в большинстве компаний, но зачастую получаемые сотрудниками электронные сообщения представляют собой шутки, спам или послания личного характера, нежели чем материалы, по существу относящиеся к рабочему процессу.
Запомните, ваше электронное письмо – это ни что иное, как образец вашей профессиональной корреспонденции, а в таком виде корреспонденции совершенно недопустимо использование смайликов и подобных символов.

Факс.

Отправляемый вами факс непременно должен содержать дату отправления, ваши контактные данные и количество страниц отправляемого документа. Отправка докмента всегда должна быть согласована заранее, поскольку на получение факсового сообщения занимается чужая линия и тратится бумага.

Конференцсвязь.

Следуя правилам этикета, при проведении конференцсвязи необходимо для начала представить всех участников звонка. Будь то видео конференция или же обычная телефонная, так как все участвующие в ней люди должны знать, кто присутствует. С видео конференцией дела обстоят попроще, а вот с обычной конференцсвязью зачастую возникает масса проблем.

Поскольку вы не можете видеть жесты и прочие невербальные сигналы всех собеседников, необходимо восполнять эти недостатки подобного рода связи абсолютной четкостью вашей речи.
Вы должны быть готовы к тому, что вас ненароком могут перебить или же вы не сможете подключить кого-то к вашей беседе. И запомните, что ни в коем случае нельзя использовать громкую связь, без полученного на это согласия вашего собеседника.

Сотовый телефон.

Мобильная связь, конечно, во многом помогает профессионалам. Но в отличие от стационарного телефона, когда вы ведете беседу из офиса, в сравнительно спокойной обстановке, во время пользования сотовым, Вы, вероятно, находитесь за пределами его. Вы можете быть на улице, в общественном транспорте, в пробке, опаздывая в аэропорт и т. д.
Помните тот факт, что вашего собеседника абсолютно не интересует подробный, эмоционально окрашенный отчет о состоянии дорожного покрытия, длинны пробки и других событиях, которые могут происходить с вами во время звонка.